1. Kto przetwarza Twoje dane
Administratorem danych osobowych użytkowników aplikacji FOTON Agent jest FOTON prosta spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Ludwika Rydygiera 12 lok. 2, 01-793 Warszawa, NIP 5253074592, KRS 0001216858.
Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@fotonremonty.pl
Ważne rozróżnienie. Jesteśmy administratorem danych Twojego konta (adres e-mail, imię i nazwisko, dane agencji). Natomiast w odniesieniu do danych Twoich klientów, które wprowadzasz do aplikacji, działamy jako podmiot przetwarzający — administratorem pozostajesz Ty lub Twoja agencja. To Ty odpowiadasz za podstawę prawną ich przetwarzania i za obowiązek informacyjny wobec swoich klientów.
2. Jakie dane przetwarzamy i po co
Dane konta
Adres e-mail, imię i nazwisko, nazwa i dane agencji. Cel: świadczenie usługi, logowanie, kontakt. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
Dane sesji
Adres IP i informacja o przeglądarce, zapisywane przy logowaniu. Cel: bezpieczeństwo konta. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
Dane Twoich klientów
Imię i nazwisko, telefon, e-mail, adres, notatki, adres nieruchomości, kryteria poszukiwania. Wprowadzasz je Ty; my je przechowujemy i udostępniamy Tobie. Działamy tu jako podmiot przetwarzający, na Twoje polecenie.
Dane AML
W dokumentach przeciwdziałania praniu pieniędzy: imię i nazwisko strony transakcji, adres, obywatelstwo, PESEL, data urodzenia, rodzaj i numer dokumentu tożsamości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu). PESEL i numer dokumentu tożsamości są szyfrowane w bazie danych (AES-256-GCM).
Rozmowy z asystentem AI
Treść pytań zadanych asystentowi, wyniki narzędzi, z których korzystał, oraz zapis wykonanych przez niego działań. Cel: obsługa asystenta i możliwość sprawdzenia, co zrobił. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Zanim cokolwiek trafi do dostawcy modelu, nazwiska i dane kontaktowe Twoich klientów są zastępowane odnośnikami (np. „[[K1]]”), a numery PESEL i telefonów — znacznikami. Rozwinięcie odnośnika następuje dopiero po powrocie odpowiedzi, na naszym serwerze.
Pamięć asystenta
Ustalenia, które sam każesz asystentowi zapamiętać — o kliencie („wyklucza parter”) albo o Twoim sposobie pracy („pisz formalnie”). Zapisujemy je wyłącznie po Twoim zatwierdzeniu, z odnośnikami zamiast nazwisk. Możesz je skasować w historii działań asystenta. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane o korzystaniu z aplikacji
Zdarzenia użycia funkcji (np. otwarcie ekranu, utworzenie oferty) wraz z informacją, które konto je wywołało. Zbieramy je sami, nie korzystamy z zewnętrznych narzędzi analitycznych ani z reklamowych plików cookie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — rozwój produktu). Możesz się temu sprzeciwić, pisząc na adres kontaktowy z punktu 1.
3. Komu powierzamy dane
Korzystamy z następujących dostawców. Każdy przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia swojej usługi:
Amazon Web Services (AWS)
Baza danych i pliki (zdjęcia, nagrania głosowe, dokumenty). Region: Frankfurt (eu-central-1) — dane pozostają w Unii Europejskiej.
Eusend
Wysyłka wiadomości e-mail (reset hasła, powiadomienia). Dostawca z Unii Europejskiej — przetwarzanie pozostaje w UE. Zastąpił Resend, który przetwarzał treść wiadomości i dzienniki poza Unią.
OpenRouter
Pośrednik, przez którego aplikacja korzysta z modeli językowych: asystent AI, generowanie opisów ofert, import ogłoszeń i analiza notatek. Kieruje zapytanie do dostawcy modelu wskazanego niżej. Rozpoznawania mowy NIE obsługuje — dyktowanie ma osobnego dostawcę, opisanego niżej. Każde nasze zapytanie zawiera zastrzeżenie, że nie wolno kierować go do dostawcy, który zatrzymuje treść i może na niej trenować — to ustawienie wysyłamy z aplikacji, a nie polegamy na domyślnym zachowaniu pośrednika. Przetwarzanie w USA.
Anthropic
Dostawca modelu, na którym działa asystent AI (Claude Haiku). Otrzymuje treść Twoich pytań i wyniki narzędzi — z odnośnikami zamiast nazwisk i danych kontaktowych, patrz punkt 2. Model bywa udostępniany także przez partnerów chmurowych Anthropic (Amazon, Google, Microsoft), więc konkretna infrastruktura zależy od tego, dokąd trafi zapytanie. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Google
Trzy różne sytuacje. Po pierwsze: model językowy (Gemini) używany do opisów ofert, importu ogłoszeń i analizy notatek — zwykle przez OpenRouter, a gdy ta droga jest niedostępna, bezpośrednio do Google. Po drugie: Kalendarz Google, wyłącznie jeśli sam podłączysz integrację. Po trzecie: czcionki — serwujemy je z własnego serwera, więc samo wejście do aplikacji nie wysyła do Google niczego. Przetwarzanie w USA.
Asari
Wyłącznie jeśli sam podłączysz integrację z tym systemem CRM.
Geoapify, OpenStreetMap (Overpass)
Zamiana adresu nieruchomości na współrzędne i dane o okolicy. Zapytania wychodzą z naszego serwera — Twój adres IP nie jest tym dostawcom ujawniany.
CARTO
Kafelki mapy w raporcie lokalizacji. Mapa ładuje się bezpośrednio w Twojej przeglądarce, więc CARTO otrzymuje Twój adres IP w momencie otwarcia raportu.
Soniox (rozpoznawanie mowy)
Dyktowanie działa dwutorowo. Domyślnie rozpoznaje mowę sama przeglądarka — wtedy nagranie nie opuszcza Twojego urządzenia i nie trafia do nikogo. Gdy przeglądarka tego nie potrafi (np. Safari, Opera) albo sam wybierzesz silnik chmurowy, dźwięk z mikrofonu leci strumieniem wprost z Twojej przeglądarki do Soniox — nie przechodzi przez nasz serwer. Wysyłamy przy tym słownik terminów branżowych i miejscowości z Twoich ofert, żeby model lepiej zapisywał nazwy własne; nazwisk klientów w tym słowniku nie ma. Jeśli podyktujesz dane klienta, znajdą się one w nagraniu i w powstałym z niego tekście. Dyktowanie możesz w każdej chwili zastąpić pisaniem, a silnik przełączyć na ekranie dyktowania. Soniox Inc. ma siedzibę w USA i tam obecnie odbywa się przetwarzanie.
Konektor do zewnętrznych asystentów
Wyłącznie jeśli sam go podłączysz. Pozwala zewnętrznemu asystentowi (np. Claude, ChatGPT) odpytywać Twoje dane w aplikacji. Zakres jest ograniczony: zamiast nazwisk i danych kontaktowych wychodzą odnośniki, sekcje oznaczone jako poufne pozostają poza zasięgiem, a odczyt plików ze Schowka nie jest w ogóle wystawiony przez ten kanał. Każde działanie zmieniające dane trafia do kolejki, którą zatwierdzasz ręcznie. Odbiorcą jest dostawca asystenta, którego podłączyłeś — to jego polityka prywatności decyduje, co dzieje się z treścią po Twojej stronie połączenia.
Czego dostawcy modeli NIE dostają: dokumentów AML, danych kontaktowych Twoich klientów ani zawartości bazy poza tym, o co asystent pyta w danej rozmowie.
Odczyt plików ze Schowka przez asystenta jest włączony (od 11 września 2026). Asystent może na Twoją prośbę przeczytać dokument, który sam tam wgrałeś, albo poszukać w nim frazy. Obowiązują cztery ograniczenia, wszystkie wymuszone w kodzie: sięga wyłącznie po Twoje własne pliki; czyta tylko formaty, które potrafimy otworzyć u siebie (txt, md, csv, docx), więc sam plik nigdy nie jedzie do dostawcy modelu; z wyciągniętego tekstu usuwamy dane osobowe, zanim trafi do modelu; a każdy taki odczyt zostawia wpis w dzienniku operacji na plikach, który widzisz w swoim profilu. Podłączony konektor zewnętrzny tej funkcji nie dostaje w ogóle.
Transfer do USA (Google, OpenRouter, Anthropic, Soniox) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Poczta (Eusend) i pliki (AWS Frankfurt) pozostają w Unii Europejskiej.
4. Jak długo przechowujemy dane
Dokumenty AML
5 lat od zakończenia relacji z klientem — termin wynika z ustawy i nie możemy go skrócić, nawet na żądanie usunięcia danych.
Dane konta i dane Twoich klientów
Przez czas korzystania z aplikacji. Po rezygnacji z usługi albo po zgłoszeniu żądania usunięcia — do 30 dni, licząc od potwierdzenia. Ten okres służy wyłącznie wycofaniu pochopnej decyzji i odzyskaniu danych; po nim usunięcie jest nieodwracalne.
Rozmowy z asystentem AI
90 dni od ostatniej wiadomości. Transkrypty kasujemy automatycznie — nie musisz o to prosić.
Historia działań asystenta
365 dni. Ten dziennik żyje dłużej niż transkrypty, bo odpowiada na inne pytanie: nie „o czym rozmawialiśmy”, tylko „co z tego powstało”. Możesz cofnąć pojedyncze działanie wcześniej.
Pamięć asystenta
Do czasu skasowania przez Ciebie albo usunięcia konta. Sami jej nie czyścimy — to Ty decydujesz, co asystent ma pamiętać.
Statystyki użycia
Powiązanie zdarzenia z kontem znika wraz z usunięciem konta; same zdarzenia zostają jako dane zbiorcze, bez możliwości przypisania ich do osoby.
Dzienniki techniczne
Błędy aplikacji: 30 dni. Zapis operacji na plikach w Schowku: 365 dni. Rozliczenie zużycia asystenta (same liczby, bez treści): 400 dni — dłużej, bo służy rozliczeniom.
5. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie.
Pobranie danych (przenoszenie)
Możesz samodzielnie pobrać komplet swoich danych w formacie JSON — przyciskiem w profilu, w sekcji „Dostęp do danych".
Usunięcie danych
Napisz na
biuro@fotonremonty.pl — usuniemy konto i powiązane dane. Wyjątkiem są dokumenty AML, które musimy przechowywać przez okres wskazany w punkcie 4. Obecnie realizujemy te żądania ręcznie; samoobsługowe usuwanie konta jest w przygotowaniu.
Pozostałe żądania
Kieruj na ten sam adres. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Przysługuje Ci również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
6. Pliki cookie i pamięć przeglądarki
Używamy dwóch plików cookie i obydwa są niezbędne do działania aplikacji: cookie sesji (utrzymuje zalogowanie) oraz krótkotrwałe cookie zabezpieczające podłączanie Kalendarza Google (ważne 10 minut). Poza tym korzystamy z pamięci lokalnej przeglądarki. Trzyma ona ustawienia wyglądu i pulpitu, wybraną teczkę, preferowany silnik dyktowania, a także robocze kopie tego, co wpisujesz — niedokończoną checklistę i podręczną kopię listy poszukiwań. Kopie robocze zostają na Twoim urządzeniu i służą temu, żeby praca nie przepadła przy utracie połączenia; usuwa je wyczyszczenie danych witryny w przeglądarce.
Nie stosujemy cookies reklamowych, śledzących ani narzędzi typu Google Analytics czy Meta Pixel. Statystyki użycia zapisujemy na własnym serwerze i wiążemy z Twoim kontem — nie z żadnym plikiem cookie śledzącym i nie z profilem u zewnętrznej firmy. Po usunięciu konta zdarzenia zostają w postaci pozbawionej powiązania z Tobą.
Dlatego nie prosimy o zgodę na pliki cookie: zgody wymagają wyłącznie te, które nie są niezbędne do świadczenia żądanej usługi, a takich nie używamy. Baner zgody byłby tu pytaniem o coś, czego i tak nie robimy.
Jeden wyjątek dotyczy raportu lokalizacji: mapa ładuje się bezpośrednio w Twojej przeglądarce od dostawcy kafelków (CARTO), więc otrzymuje on Twój adres IP w momencie otwarcia raportu.